El arqueo de caja es una de las operaciones contables necesarias para confirmar que la operación del negocio se realice correctamente. En este artículo veremos de qué se trata y proporcionaremos un modelo y un ejemplo para que puedas realizar el arqueo de caja de tu negocio con precisión.
Definición del arqueo de caja
Cualquier negocio de ventas al por menor tiene un cajero encargado del cobro de las mercancías vendidas a los clientes en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. Obviamente, al final del día la cantidad de dinero que se encuentra físicamente en la caja debe coincidir con la cantidad que registra la caja.
El arqueo de caja no es más que una operación que se realiza para verificar que el cajero lleva un control correcto de los activos y pasivos. Se trata de un procedimiento que ejecuta el responsable de contabilidad en una fecha no prevista por el cajero. El resultado de la operación debe quedar asentado en un acta de arqueo.
Durante esta operación se debe sumar todo el efectivo que se encuentre en la caja, además de los cheques y comprobantes de pago. También puede ser preciso restar a esta cantidad cualquier pago realizado con el dinero de la caja —del que siempre debe quedar algún recibo en la caja para evitar faltantes—.
Al contrastar el dinero de la caja y el saldo que registra Contabilidad, se deben dejar asentada cualquier diferencia existente: puede haber sobrantes —estos tienen que registrarse en la partida de Ingresos— o faltantes —que si no se pueden justificar se deben asentar en Pérdidas—.
Modelo de arqueo de caja
Más arriba hablábamos de las actas de arqueo de caja. Este documento cuenta con varios modelos y algunos son más laxos y otros mucho más estrictos. Sin embargo, el modelo básico es el mismo:
Nombre del cajero
Nombre del responsable contable
Fecha y hora del arqueo de caja
Saldo de la caja según los registros de contabilidad
Efectivo
- Billetes y monedas: estos se ordenan según su denominación, se registran el número de unidades y se multiplica por su denominación
Otros fondos
- Cheques: se listan los cheques por su número y la cantidad a pagar, luego se totaliza
- Recibos de pago: los recibos de pago con tarjetas de crédito se contabilizan haciendo una operación similar a la de los cheques. Se coloca el número de
transacción y el monto, luego se suma todo este concepto. - Justificantes: cualquier tipo de recibo o constancia de que la empresa extrajo dinero de la caja con un propósito específico. Estos justificantes son
fundamentales para evitar los tan temidos faltantes. - Saldo de caja: aquí se totaliza todos los rubros anteriores. Debe coincidir con el saldo que está asentado en el libro de caja.
Ejemplo de arqueo de caja
Veamos a continuación un ejemplo ficticio del arqueo de caja.
Nombre del cajero: Pedro Pérez
Nombre del responsable: Pablo Rodríguez
Fecha del arque de caja: 10 de noviembre del 2012
Saldo según el libro de caja: 18.000$
|
Efectivo |
Unidades |
Total |
| Billetes de 1000$ |
10 |
10000$ |
| Billetes de 500$ |
5 |
2500$ |
| Billetes de 100$ |
5 |
500$ |
|
Cheques |
||
| Número de cheque | 090001 |
2500$ |
|
Recibos de pago por tarjeta de crédito |
||
| Número de recibo | 052103 |
2500$ |
|
Total del saldo de caja |
18000$ |
|
Declaro que los fondos arriba mencionados fueron contados en mi presencia y me han sido devueltos. También certifico que no poseo ningún otro fondo o documento que no haya sido mostrado en el presente arqueo
Firma del cajero
Firma del responsable de contabilidad
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Fuentes
- http://elcontadorvirtual.blogspot.com/2011/03/el-arqueo-de-caja.html
- http://www.auditoresycontadores.com/index.php/articulos/contabilidad/155-el-arqueo-de-caja
- http://mastercafe.blog.com.es/2009/07/24/el-arqueo-de-caja-metodos-y-procedimientos-6581817/